Η μηχανογράφηση σε κάθε επιχείρηση του ιδιωτικού τομέα αποτελεί τη ραχοκοκαλιά της οργάνωσης και της εύρυθμης λειτουργίας. Ως απάντηση σε αυτήν την ανάγκη δημιουργήσαμε το proXess Car με εξειδικευμένες λειτουργίες για τη διαχείριση μάντρας αυτοκινήτων. Βασικό χαρακτηριστικό του πακέτου είναι η δυνατότητα παραμετροποίησης, έχετε δηλαδή τη δυνατότητα δίνοντας τις κατάλληλες τιμές και παραμέτρους να το προσαρμόσετε αποκλειστικά στην επιχείρησή σας.
Πλήρη διαχείριση των οχημάτων
- Πλήρη στοιχεία αυτοκινήτου βασικά και extra (περιγραφή, κατηγορία, τύπος, ημερομηνία εισαγωγής, χρώμα, τιμές κλπ)
- Αναζήτηση με βάση τον κωδικό του αυτοκινήτου, τη περιγραφή αλλά και τον αριθμό πλαισίου του. Δυνατότητα αναζήτησης και με 2 ακόμα κωδικούς (ταξινόμησης και συσχέτισης)
- Δύο επίπεδα ομαδοποίησης των αυτοκινήτων πχ Αγορασμένα (ομάδα 1) μεσαίου κυβισμού (ομάδα 2) ή Ιδιωτών (ομάδα 1) μεγάλου κυβισμού (ομάδα 2). Άνοιγμα άπειρων ομάδων 1 & 2
- Δυνατότητα εισαγωγής σχετικών εγγραφών στα στοιχεία του προϊόντος πχ έγγραφο υπουργείου, άδεια κυκλοφορίας, αίτηση κλπ
- Τεχνικό φυλλάδιο με φωτογραφίες και ομάδες τεχνικών χαρακτηριστικών ανάλογα με το είδος του οχήματος. Δυνατότητα απευθείας εκτύπωση του σε windows εκτυπωτή
- Ελεύθερο κείμενο για καταγραφή όλων των πληροφοριών που μας ενδιαφέρουν για το συγκεκριμένο αυτοκίνητο
- Εύκολη πλοήγηση στα επόμενα προϊόντα με βελάκια δεξιά αριστερά
- Δυνατότητα δήλωσης ενός αυτοκινήτου ως μη ενεργό σε περίπτωση που έχει πουληθεί με σκοπό να μην εμφανίζεται στη καταχώριση παραστατικού πώλησης για αποφυγή λαθών
- Εμφάνιση καρτέλας (παραστατικά αγοράς, πώλησης, δελτία προς επίδειξη κλπ) μέσα από τα στοιχεία του
- Δήλωση θέσης αυτοκινήτου στο χώρο όπου σταθμεύει (διάδρομος, σειρά, θέση)
- Ενημέρωση σε ποια αποθήκη και ποιο υποκατάστημα βρίσκεται τη δεδομένη στιγμή
Πελατολόγιο – Πώληση
- Πλήρη στοιχεία πελάτη βασικά και extras (επωνυμία, διεύθυνση, Α.Φ.Μ, Δ.Ο.Υ, τηλέφωνα, πόλη κλπ)
- Έλεγχος και προειδοποίηση για το αν το Α.Φ.Μ του πελάτη είναι σωστό
- Κατηγοριοποίηση πελατών πχ VIP, Καλός πελάτης κλπ
- Χρέωση συγκεκριμένου πελάτη σε κάποιο πωλητή, δημιουργία πολιτικών αμοιβής πωλητών (όσες θέλουμε), αυτόματος υπολογισμός αμοιβής με βάση τη κάθε πολιτική του καθενός
- Δήλωση του τρόπου πληρωμής
- Εύκολη εισαγωγή κάποιου εγγράφου στα σταθερά στοιχεία του πελάτη
- Δήλωση μιας προκαθορισμένης έκπτωσης λόγω συμφωνίας η οποία θα εμφανίζεται αυτόματα στο παραστατικό πώλησης
- Αναζήτηση πελάτη με τον κωδικό του, την επωνυμία του, το Α.Φ.Μ του ακόμα και το τηλέφωνο του, ανάλογα τι γνωρίζουμε κάθε φορά
- Μαζική αποστολή e-mail και sms στο πελατολόγιο μας
- Υπενθύμιση του συστήματος για τις εορτές του χρόνου και εμφάνιση όσων γιορτάζουν
- Ελεύθερο κείμενο για να γράψει ο χρήστης ότι θέλει για τον συγκεκριμένο πελάτη
- Εμφάνιση καρτέλας με ένα κλικ μέσα από τα σταθερά στοιχεία του πελάτη
- Το υπόλοιπο, οι μέρες που μας χρωστάει (ενηλικίωση) και ο μέσος χρόνος που μας πληρώνει αν είναι συχνός πελάτης με μια ματιά από τα σταθερά στοιχεία του
- Εύκολη καταχώριση παραστατικού πώλησης ακόμα και με προεπιλεγμένα μερικά πεδία όπως το παραστατικό, το υποκατάστημα, η αποθήκη
- Είσπραξη κατευθείαν μέσα από το παραστατικό είτε είναι προκαταβολή μετρητά, είτε είναι όλο το ποσό μετρητά, είτε με επιταγή- γραμματεία
- Καταχώριση παραστατικού πώλησης σε παραπάνω του ενός αγοραστή
- Κέρδος χρόνου με τον μετασχηματισμό παραστατικών όπως πχ της παραγγελίας του αυτοκινήτου σε δελτίο προς επίδειξη και του δελτίου προς επίδειξη σε τιμολόγιο πώλησης
- Κινήσεις είσπραξης υπολοίπου είτε μετρητών είτε επιταγής είτε μετρητών και επιταγών μαζί (πολλαπλά αξιόγραφα- μετρητά)
- Προγραμματισμός πληρωμών και υπενθύμιση από το σύστημα για το πότε είναι δηλωμένη η επόμενη είσπραξη
- Υπενθύμιση αξιόγραφων (επιταγών-γραμματίων) προς είσπραξη
- Έξοδα παραστατικού
- Πλήρη διαχείριση παραγγελιών, αναμενόμενα, εκκρεμείς παραγγελίας μέσα από τα σταθερά στοιχεία του πελάτη, μαζική εκτύπωση παραγγελιών
Προμηθευτές – Αγορές
- Πλήρη στοιχεία προμηθευτή βασικά και extras (επωνυμία, διεύθυνση, Α.Φ.Μ, Δ.Ο.Υ, τηλέφωνα, πόλη κλπ)
- Έλεγχος και προειδοποίηση για το αν το Α.Φ.Μ του προμηθευτή είναι σωστό
- Κατηγοριοποίηση προμηθευτών
- Δήλωση του τρόπου πληρωμής
- Εύκολη εισαγωγή κάποιου εγγράφου στα σταθερά στοιχεία του προμηθευτή
- Δήλωση μιας προκαθορισμένης έκπτωσης λόγω συμφωνίας η οποία θα εμφανίζεται αυτόματα στο παραστατικό αγοράς
- Αναζήτηση προμηθευτή με τον κωδικό του, την επωνυμία του, το Α.Φ.Μ του ακόμα και το τηλέφωνο του, ανάλογα τι γνωρίζουμε κάθε φορά
- Μαζική αποστολή e-mail και sms
- Υπενθύμιση του συστήματος για τις εορτές του χρόνου και εμφάνιση όσων γιορτάζουν
- Ελεύθερο κείμενο για να γράψει ο χρήστης ότι θέλει για τον συγκεκριμένο προμηθευτή
- Εμφάνιση καρτέλας με ένα κλικ μέσα από τα σταθερά του στοιχεία
- Το υπόλοιπο, οι μέρες που του χρωστάμε (ενηλικίωση) και ο μέσος χρόνος που τον πληρώνουμε αν είναι συχνός προμηθευτής με μια ματιά από τα σταθερά στοιχεία του
- Εύκολη καταχώριση παραστατικού αγοράς ακόμα και με προεπιλεγμένα μερικά πεδία όπως το παραστατικό, το υποκατάστημα, η αποθήκη
- Πληρωμή κατευθείαν μέσα από το παραστατικό είτε είναι προκαταβολή μετρητά, είτε είναι όλο το ποσό μετρητά, είτε με επιταγή
- Κέρδος χρόνου με τον μετασχηματισμό παραστατικών όπως πχ της παραγγελίας του αυτοκινήτου σε δελτίο και του δελτίου σε τιμολόγιο αγοράς
- Κινήσεις πληρωμής υπολοίπου είτε μετρητών είτε επιταγής είτε μετρητών και επιταγών μαζί (πολλαπλά αξιόγραφα- μετρητά)
- Προγραμματισμός πληρωμών και υπενθύμιση από το σύστημα για το πότε είναι δηλωμένη η επόμενη πληρωμή
- Υπενθύμιση αξιόγραφων (επιταγών-γραμματίων) προς πληρωμή
- Πλήρη διαχείριση παραγγελιών, δεσμευμένα, εκκρεμείς παραγγελίας μέσα από τα σταθερά στοιχεία του προμηθευτή, μαζική εκτύπωση παραγγελιών, αυτόματη δημιουργία παραγγελίας, όρια ασφαλείας - stock
Αναφορές
Οι αναφορές που περιγράφονται παρακάτω είναι ένα δείγμα από τις δεκάδες αναφορές που υπάρχουν στο σύστημα. Επιπλέον το σύστημα επιτρέπει στον χρήστη να δημιουργήσει τις αναφορές που έχει ο ίδιος ανάγκη να βλέπει οπότε ο αριθμός των διαθέσιμων αναφορών είναι άπειρος!
- Καρτέλα προϊόντος, πελάτη, προμηθευτή με δυνατότητα εμφάνισης παραστατικού με διπλό κλικ μέσα από τη καρτέλα και δυνατότητα επιλογής χρονικού διαστήματος ακόμα και χρήσης.
- Υπόλοιπα προϊόντων πελατών και προμηθευτών με επιλογή χρονικού διαστήματος, ανά ημέρα
- Πωλήσεις και αγορές προϊόντων γενικά, ανά ημέρα, συγκεντρωτικά, ανά προϊόν κλπ
- Τζίροι πελατών και προμηθευτών
- Αναφορές προγραμματισμού πληρωμών
- Πωλήσεις και αγορές του χρόνου
- Κίνηση πωλητών
- Δεσμευμένα / Αναμενόμενα
- Κατάσταση με τις πωλήσεις του χρόνου (τιμολόγια) για χορήγηση πινακίδων ΔΟΚ
- Αναφορά εκκρεμών αξιόγραφων
- Αναφορά κίνησης τραπεζικών λογαριασμών
- Εκτύπωση πελατολογίου, σταθερών στοιχείων προϊόντων και προμηθευτών
- Top προϊόντων (στατιστικές αναφορές 3D)
- Στατιστικές αναφορές 3D πωλήσεων αγορών, ανά μήνα, έτος, ημέρα, σύγκριση % με προηγούμενες τιμές (πχ Μάρτιος 2009 με Μάρτιο 2010)
- Συγκεντρωτικά ο αριθμός των παραστατικών (πόσα τιμολόγια ή πόσα δελτία προς επίδειξη κλπ) κόπηκαν σε συγκεκριμένο χρονικό διάστημα
- Πωλήσεις ανά χρήστη
ΣΗΜΑΝΤΙΚΟ: Σε όλες τις αναφορές της εφαρμογής ο κάθε χρήστης μπορεί μόνος του να επιλέξει μέσα από έναν μεγάλο αριθμό πεδίων με σκοπό να εμφανίσει την αναφορά που θέλει ο ίδιος πχ κάποιος στην αναφορά πωλήσεων μπορεί να θέλει να εμφανίζεται ο αριθμός των παραστατικών άλλος όχι, κάποιος άλλος να θέλει το υποκατάστημα άλλος μπορεί να θέλει και την αποθήκη. Επίσης όλες οι αναφορές έχουν τη δυνατότητα ομαδοποίησης και ταξινόμησης των εγγραφών πχ παραστατικά αγορών ανά προμηθευτή ή λίστα αυτοκινήτων ταξινομημένη ανά κωδικό κοκ. Πολύ σημαντική είναι και η δυνατότητα να «φιλτράρει» ο χρήστης τις εγγραφές που θέλει να του εμφανιστούν σε κάποια αναφορά, πχ δεν θέλω τα υπόλοιπα όλων των πελατών αλλά μόνο του νομού Θεσσαλονίκης. Τέλος μπορεί ο χρήστης να εξάγει ότι αναφορά θέλει σε excel, να τη τυπώνει σε windows ή dos εκτυπωτή, να τη τυπώνει με χρήση κάποιας πρότυπης σχεδιασμένης φόρμας ακόμα και να τη βλέπει σε γράφημα (αφορά 3D αναφορές)
Επιπλέον δυνατότητες 
- Σύνδεση με λογιστική Β ή Γ κατηγορίας και παρακολούθηση παγίων εταιρίας
- Εισαγωγές Εξαγωγές
- Διαχείριση αξιόγραφων- γραμματίων (εξοφλήσεις, μαζικές εξοφλήσεις, μαζικές εισαγωγές και εξαγωγές στο χαρτοφυλάκιο, μεταβιβάσεις, διαχείριση πινακίων-factoring)
- Σχεδίαση φορμών εκτύπωσης έντυπων όπως τα παραστατικά πώλησης ή προσφορές και κάρτες πελατών, αποδείξεις είσπραξης, φόρμα αναφοράς κλπ
- Δημιουργία δέντρου με τις αποθηκευμένες αναφορές όπως το θέλει ο χρήστης
- Δυνατότητα δημιουργίας άπειρων χρηστών στο σύστημα και παρακολούθηση κάθε κίνηση που κάνει ο κάθε χρήστης
- Καταχώριση συγκεκριμένου μενού, δικαιώματα για το κάθε χρήστη. Επίσης ο administrator του συστήματος (πιο ειδικευμένος χρήστης της εφαρμογής) μπορεί να δημιουργήσει και δηλώσει συγκεκριμένες ομάδες αποθηκευμένων αναφορών για το κάθε χρήστη πχ χρήστης Μαρία ομάδα αναφορών μόνο πωλήσεις, Γιάννης αναφορές λογιστηρίου, Κώστας αναφορές πωλητή κλπ
- Χρήση κωδικών συντομεύσεων πχ Κωδικός εργασίας 99 είναι η καταχώριση νέου πελάτη
- Εύκολη εισαγωγή δεδομένων (προϊόντα, πελάτες, προμηθευτές, κινήσεις, αξιόγραφα, πάγια, λογιστικό σχέδιο) με τη χρήση του εργαλείου data migration
- Μαζική διαγραφή δεδομένων
- Μεταφορά δεδομένων – εισαγωγή & εξαγωγή παραστατικών αγορών και πωλήσεων
- Τιμοκατάλογοι και σύνδεση αυτών με πελάτες και προμηθευτές για να έρχονται οι συμφωνημένες τιμές στα παραστατικά πωλήσεων ή και στις προσφορές. Δήλωση συγκεκριμένης τιμής στο τιμοκατάλογο ή ποσοστό με το οποίο μόνο του το σύστημα υπολογίζει τη τιμή πχ 50% στην τιμή αγοράς
- Εργαλείο καταμέτρησης των προϊόντων και ενημέρωση του συστήματος με τις σωστές ποσότητες όσες φορές επιθυμεί ο χρήστης. Είναι πολύ χρήσιμο σε προϊόντα τα οποία χρησιμοποιούνται πχ σε μια επισκευή και δεν βγαίνουν από την αποθήκη με την πώληση αλλά είναι μέσα στην τιμή, και συνήθως στα συγκεκριμένα έχουμε λάθος αποθήκη
- Ειδικές καρτέλες πελατών, καρτέλα ομάδας πελατών, ενοποιημένη καρτέλα πελάτη/ προμηθευτή, μαζικές καρτέλες πελατών
- Τιμολογιακές πολιτικές αγορών και πωλήσεων
Υποσύστημα Ημερολογίου-Προγραμματισμού
Το υποσύστημα του Ημερολογίου είναι ένα χρήσιμο εργαλείο για όλες αυτές τις επιχειρήσεις οι οποίες βασίζουν ένα μεγάλο κομμάτι της δουλείας τους στη διαχείριση των ραντεβού τους. Είναι μια εύχρηστη εφαρμογή και ανήκει σαν υποσύστημα στο ERP με σκοπό να υπάρχουν πλήρης και όλες οι υπόλοιπες δυνατότητες του ProXess ERP.
Δυνατότητες Ημερολογίου 
- Καταχώριση των ραντεβού (πωλητής, προϊόν, χρόνος
- Δυνατότητα ομαδοποίησης ανά οντότητα (πωλητή) ή ανά ημερομηνία ή και καμία ομαδοποίηση
- Εμφάνιση ημερολογίου σε ημέρες, εργάσιμη εβδομάδα, εβδομάδα, μήνα
- Δημιουργία περιοδικών ραντεβού ή υποχρεώσεων
- Μαζική διαγραφή
- Αναφορές κινήσεων ημερολογίου
Υποσύστημα CRM (ειδικά σχεδιασμένο για το συγκεκριμένο αντικείμενο)
Το CRM είναι ένα εργαλείο με το οποίο μπορεί κανείς να οργανώσει αλλά και πληροφορηθεί σε ότι έχει να κάνει με την επαφή της εταιρίας του με τους πελάτες. Το υποσύστημα αυτό έχει πολλά κομμάτια τα οποία καλύπτουν όλες τις ανάγκες των επιχειρήσεων από μια εταιρία συμβούλων που με αυτό τον τρόπο θέλει να οργανώνει και να ελέγχει το κομμάτι των υπηρεσιών της προς τους πελάτες έως μια εταιρία πληροφορικής που το χρησιμοποιεί για στο τμήμα υποστήριξης όπου καταχωρεί όλα τα τηλεφωνήματα που δέχεται.
Επειδή οι ανάγκες κάθε κλάδου είναι διαφορετικές έτσι και εμείς δημιουργήσαμε ένα CRM που καλύπτει τις ανάγκες μιας μάντρας-αντιπροσωπίας αυτοκινήτων.
Δυνατότητες CRM
- Καταχώριση επαφής (επιλογή ημερομηνίας, είδος επικοινωνίας, πωλητή, κατηγορία επαφής, τωρινή κατάσταση, αποτέλεσμα, προτεραιότητα)
- Δήλωση χρόνου και κόστος της συγκεκριμένης επαφής
- Καταχώριση του πότε ολοκληρώθηκε
- Δυνατότητα follow up σε άλλο χρήστη ή και στον εαυτό μας και το πότε με υπενθύμιση την ημέρα εκείνη κατά την εισαγωγή μας στο σύστημα
- Δήλωση συγκεκριμένων αυτοκινήτων για το οποία ενδιαφέρθηκε
- Ελεύθερο κείμενο για να γράψει ο χρήστης ότι θέλει για τη συγκεκριμένη επαφή
- Αναφορά επαφών ανά ημέρα, χρήστη, επιλογή συγκεκριμένης κατηγορίας
- Ποιος πελάτης ενδιαφέρθηκε για ποιο προϊόν
- Στατιστικά επαφών, ανά μήνα, σύγκριση με παλαιότερα έτη ή μήνες, γραφήματα
- Άμεσος έλεγχος χρηστών και πωλητών μέσα από τους χρόνους και τον αριθμό των επαφών ανά ημέρα
- Πότε και από ποιον αποθηκεύτηκε η συγκεκριμένη επαφή
- Εισαγωγή έγγραφου πχ προσφορά
ΣΗΜΑΝΤΙΚΟ: Για τις αναφορές CRM ισχύει ότι και στις υπόλοιπες ως προς τη επιλογή των πεδίων, την ομαδοποίηση και ταξινόμηση, τα φίλτρα αλλά και την εξαγωγή και εκτύπωση τους.
Το σύστημα διαθέτει ένα πλήρες εγχειρίδιο με το οποίο ο χρήστης μπορεί να βοηθηθεί για οποιοδήποτε πρόβλημα ή απορία του. Επίσης η εταιρία διαθέτει forum όπου ο καθένας μπορεί να γίνει μέλος και να συμμετέχει στις συζητήσεις αλλά και να πάρει απαντήσεις για θέματα που τον αφορούν και έχουν να κάνουν με την εφαρμογή.